Tulisan_5SS_PengantarBisnis

Outsourcing –alih daya

Outsourcing terbagi atas dua suku kata: out dan sourcing. Sourcing berarti mengalihkan kerja, tanggung jawab dan keputusan kepada orang lain. Outsourcing dalam bahasa Indonesia berarti alih daya. Dalam dunia bisnis, outsourcing atau alih daya dapat diartikan sebagai penyerahan sebagian pelaksanaan pekerjaan yang sifatnya non-core atau penunjang oleh suatu perusahaan kepada perusahaan lain melalui perjanjian pemborongan pekerjaan atau penyediaan jasa pekerja/buruh.
Mengapa kita harus mengalihkan pekerjaan yang sifatnya non-core? Karena perusahaan lain dapat mengerjakannya dengan lebih murah, lebih cepat, lebih baik dan yang lebih utama lagi adalah... karena kita punya pekerjaan lain yang sifatnya core yang lebih penting.

Keuntungan Melakukan Outsourcing
Beberapa keuntungan utama yang menjadi dasar keputusan untuk melakukan outsourcing adalah:

1.    Fokus pada kompetensi utama
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat fokus pada core-business mereka. Hal ini dapat dilakukan dengan memperbaharui strategi dan merestrukturisasi sumber daya (SDM dan keuangan) yang ada.
Perusahaan akan mendapatkan keuntungan dengan memfokuskan sumber daya ini untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, dengan cara mengalihkan pekerjaan penunjang diluar core-business perusahaan kepada vendor outsourcing dan memfokuskan sumber daya yang ada sepenuhnya pada pekerjaan strategis yang berkaitan langsung dengan kepuasan pelanggan atau peningkatan pendapatan perusahaan.

2.    Penghematan dan pengendalian biaya operasional
Salah satu alasan utama melakukan outsourcing adalah peluang untuk mengurangi dan mengontrol biaya operasional. Perusahaan yang mengelola SDM-nya sendiri akan memiliki struktur pembiayaan yang lebih besar daripada perusahaan yang menyerahkan pengelolaan SDM-nya kepada vendor outsourcing. Hal ini terjadi karena vendor outsourcing bermain dengan “economics of scale” (ekonomi skala besar) dalam mengelola SDM.

3.    Memanfaatkan kompetensi vendor outsourcing
Karena core-business-nya dibidang jasa penyediaan dan pengelolaan SDM, vendor outsourcing memiliki sumber daya dan kemampuan yang lebih baik dibidang ini dibandingkan dengan perusahaan. Kemampuan ini didapat melalui pengalaman mereka dalam menyediakan dan mengelola SDM untuk berbagai perusahaan.

4.    Perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon pasar
Setiap perusahaan, baik besar maupun kecil, pasti memiliki keterbatasan sumber daya. Dengan melakukan outsourcing, perusahaan dapat mengalihkan sumber daya yang terbatas ini dari pekerjaan-pekerjaan yang bersifat non-core dan tidak berpengaruh langung terhadap pendapatan dan keuntungan perusahaan kepada pekerjaan-pekerjaan strategis core-business yang pada akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan, pendapatan dan keuntungan perusahaan.
Jika dilakukan dengan baik, outsourcing dapat membuat perusahaan menjadi lebih ramping dan lebih gesit dalam merespon kebutuhan pasar. Kecepatan merespon pasar ini menjadi competitive advantage (keunggulan kompetitif) perusahaan dibandingkan kompetitor.
Setelah melakukan outsourcing, beberapa perusahaan bahkan dapat mengurangi jumlah karyawan mereka secara signifikan karena banyak dari pekerjaan rutin mereka menjadi tidak relevan lagi.

5.    Mengurangi resiko
Dengan melakukan outsourcing, perusahaan mampu mempekerjakan lebih sedikit karyawan, dan dipilih yang intinya saja. Hal ini menjadi salah satu upaya perusahaan untuk mengurangi resiko terhadap ketidakpastian bisnis di masa mendatang.

6.    Meningkatkan efisiensi dan perbaikan pada pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya non-core
Saat ini banyak sekali perusahaan yang memutuskan untuk mengalihkan setidaknya satu pekerjaan non-core mereka dengan berbagai alasan.
Mereka umumnya menyadari bahwa merekrut dan mengkontrak karyawan, menghitung dan membayar gaji, lembur dan tunjangan-tunjangan, memberikan pelatihan, administrasi umum serta memastikan semua proses berjalan sesuai dengan peraturan perundangan adalah pekerjaan yang rumit, banyak membuang waktu, pikiran dan dana yang cukup besar.
Mengalihkan pekerjaan-pekerjaan ini kepada vendor outsourcing yang lebih kompeten dengan memberikan sejumlah fee sebagai imbalan jasa terbukti lebih efisien dan lebih murah daripada mengerjakannya sendiri.

Penyebab Gagalnya Proyek Outsourcing

1.      Kurangnya komitmen, dukungan dan keterlibatan pihak manajemen dalam pelaksanaan proyek outsourcing
Tanpa keterlibatan dari pihak manajemen dalam mencapai tujuan jangka pendek maupun jangka panjang proyek outsourcing, proyek outsourcing akan berjalan tanpa arahan yang jelas dan bahkan menyimpang dari strategi dan tujuan awal perusahaan.

2.      Kurangnya pengetahuan mengenai siklus outsourcing secara utuh dan benar
Kurangnya pengetahuan akan outsourcing secara utuh dan benar dapat mengakibatkan proyek outsourcing gagal memenuhi sasaran dan bahkan merugikan perusahaan. Hal ini terjadi karena perusahaan gagal memilih vendor yang tepat dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan.

3.      Kurang baiknya cara mengkomunikasikan rencana outsourcing kepada seluruh karyawan
Komunikasi harus dilakukan secara efektif dan terarah agar tidak muncul rumor dan resistensi dari karyawan yang dapat mengganggu kemulusan proyek outsourcing. Resistensi ini muncul karena:
    a. Kekhawatiran karyawan perusahaan akan adanya PHK.
    b. Adanya penentangan dari karyawan atau serikat pekerja.
    c. Kekhawatiran outsourcing dapat merusak budaya yang ada.
    d. Kekhawatiran akan hilangnya kendali terhadap pekerjaan-pekerjaan yang dialihkan.
    e. Kekhawatiran bahwa kinerja vendor dalam melakukan pekerjaan yang dialihkan ternyata tidak sebaik saat dikerjakan sendiri oleh perusahaan.

4.      Terburu-buru dalam mengambil keputusan outsourcing.
Proses pengambilan keputusan untuk outsourcing harus dilakukan dengan hati-hati, terencana dan mempunyai metodologi yang jelas dan teratur. Jika tidak, hal ini malah menjadikan outsourcing sebagai keputusan yang beresiko tinggi.
Misalnya jika perusahaan tidak mengevaluasi penawaran dan kontrak secara hati-hati, akibatnya adalah timbul perselisihan antara perusahaan dengan vendor terkait pelaksanaan outsourcing.

5.      Outsourcing dimulai tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat.
Tanpa visi yang jelas dan pondasi yang kuat, tujuan dari proyek outsourcing tidak akan tercapai karena:
    a. Harapan perusahaan terhadap vendor tidak jelas.
    b. Perusahaan tidak siap menghadapi perubahan proses.
    c. Perusahaan tidak membuat patokan kinerja sebelum pengalihan kerja ke vendor.
    d. Peran dan tanggungjawab antara klien dan vendor yang tidak jelas.
    e. Tidak adanya dukungan internal.
    f. Lemahnya komunikasi atau manajemen internal.
    g. Lemahnya manajemen proyek, keputusan diserahkan sepenuhnya kepada vendor.

http://mdiorentino.blogspot.co.id/2013/06/pengertian-outsourching-dalam-dunia.html

Tugas_5SS_PengantarBisnis

Cara Seleksi dan Rekrut Sebuah Perusahaan

Istilah rekrutmen sudah sangat lazim kita dengar dalam dunia HRD, istilah ini bukan barang asing lagi. Dalam memenuhi kebutuhan SDM dalam sebuah organisasi perlu dilakukan rekrutmen (pencarian personil untuk mengisi posisi yang sedang dibutuhkan). Kali ini saya akan sedikit mengulasnya berdasarkan pengalaman pribadi sebagai seorang HRD khususnya proses rekrutmen dalam sebuah perusahaan.

Dalam melaksanakan proses rekrutmen kurang lebih tahapan yang dilalui adalah sebagai berikut :

1. Pemilihan media iklan lowongan ;
2. Proses desain iklan lowongan kerja ;
3. Seleksi administratif calon karyawan ;
4. Test psikologi ;
5. Interview awal, biasanya dengan HRD ;
6. Interview dengan user ;
7. Pemilihan kandidat ;
8. Negosiasi gaji.

Dari tahapan tersebut di atas masing-masing perusahaan mempunyai cara yang berbeda-beda, dari urutan tahapan atau bahkan test yang diselenggarakan. Berikut adalah ulasan singkat tahapan tersebut :

1.      Pemilihan Media Iklan Lowongan

Pada tahapan ini perlu ditentukan media iklan yang akan kita pilih, misal surat kabar, internet, pengumuman lowongan internal, pengumuman di kampus-kampus, referensi dll. Pada umumnya iklan lowongan kerja diinformasikan melalui internet maupun surat kabar namun ada beberapa jabatan yang tidak melalui media tersebut, nah berikut adalah hal-hal yang perlu diperhatikan dalam proses pemilihan media atau sumber karyawan yang sedang kita cari :

a.     Resiko Jabatan

Meskipun resiko jabatan ini cukup jarang menjadi bahan pertimbangan tapi tidak ada salahnya untuk sedikit diulas. Contoh kasus kita sedang membutuhkan seorang Driver / Sopir kendaraan operasional kantor, maka pemilihan media atau cara yang paling tepat adalah melalui referensi dari rekan kerja, saudara atau orang-orang yang kita kenal.  Mengapa demikian ? karena seorang sopir dalam melaksanakan pekerjaan sehari-hari adalah membawa kendaraan perusahaan dan karyawan, hal ini rawan tindak kejahatan, entah mobil dibawa kabur atau sopir tersebut melakukan tindakan kejahatan lainnya pada saat membawa karyawan perusahaan. Sehingga atas dasar alasan inilah maka alangkah baiknya jika kita akan rekrut seorang sopir maka harus melalui referensi dari orang-orang terdekat yang kita kenal.

Bagaimana dengan perusahaan jasa transportasi atau logistic? Tentunya perusahaan akan kesulitan mendapatkan kandidat jika hanya mengandalkan referensi, sehingga iklan lowongan bisa dipasang di media lain. Namun jangan lupa pagar-pagar yang membatasi timbulnya tindak kejahatan seorang sopir harus dibuat sedemikian rupa agar tindak kejahatan yang akan timbul sudah dapat diantisipasi. Langkah ini dilakukan misal dengan cara seorang kandidat sopir dalam sebuah lamarannya wajib melampirkan dokumen-dokumen identitas penting sopir (KTP, SIM, SKCK, KK, Akta Nikah, dan dokumen pendukung lainnya).

b.     Target Sasaran

Apabila perusahaan membutuhkan beberapa karyawan magang maka alangkah baiknya langkah yang diambil adalah menjalin kerja sama dengan pihak kampus untuk memberikan kepada mahasiswa yang ingin magang, tentunya sesuai dengan kualifikasi yang kita inginkan.

2.      Proses desain iklan lowongan kerja

Iklan lowongan kerja yang ditayangkan umumnya meliputi informasi tentang kaulifikasi calon karyawan (pendidikan, umur, pengalaman kerja, domisili karyawan dll), tugas dan tanggung jawab yang akan dilakukan dan yang terakhir adalah cara melamar posisi tersebut.

Dalam desain iklan lowongan kerja usahakan agar kita memberikan informasi inti mengenai syarat yang harus dimiliki oleh calon pelamar, ini penting agar kita tidak kehabisan waktu karena calon pelamar banyak yang tidak sesuai dengan kaulifikasi yang kita minta.

3.      Seleksi administratif calon karyawan

Berkas yang masuk di meja HRD harus segera dilakukan proses penyaringan, hal-hal yang biasanya menjadi jaring bagi para calon pelamar adalah merujuk pada kualifikasi yang kita inginkan dan kesesuaian syarat yang diajukan oleh user / calon atasan karyawan.

4.      Test Psikologi

Tujuan dari test ini adalah untuk mencari kandidat yang paling tepat sesuai kriteria dan karakter jabatan yang sedang dibutuhkan. Saat ini buku-buku panduan tentang test ini banyak dijual di toko-toko buku, sehingga dapat dipelajari meskipun tidak semuanya.

5.      Interview HRD

Pada tahap ini HRD akan memanggil beberapa kandidat yang terbaik sesuai hasil psikotest. Sebagai pedoman dalam melakukan wawancara adalah “STAR” yaitu situation (deskripsi tentang situasi kerja yang selama ini dijalankan), Task (tugas-tugas yang pernah dijalankan dan bagaimana pelakasanaanya.), action (tindakan yang dilakukan pada situasi dan tugas tertentu), result (menggambarkan dari tindakan yang pernah dilakukan). Pedoman tersebut adalah teknik wawancara yaitu Behavioral Event Interview (BEI) yaitu teknik wawancar untuk menggali informasi apa yang pernah dilakukan secara nyata oleh calon karyawan.

6.      Interview dengan user / calon atasan

Pada tahap ini calon karyawan akan diuji keahliannya berdasarkan pengalaman kerja yang pernah dilakukan pada pekerjaan sebelumnya.

7.      Negosiasi Gaji

Pada tahap ini antara calon karyawan dengan perusahaan akan bernegosiasi tentang gaji yang diminta oleh karyawan dan gaji yang bisa diberikan oleh perusahaan. Gaji yang ditawarkan biasanya merujuk pada struktur gaji yang telah disusun oleh perusahaan berdasarkan jobdesc masing-masing jabatan.

Sebagai contoh, berdasarkan pengalaman seseorang yang saya lihat di Internet, dia menjelaskan pengalamannya saat melamar pekerjaan di PT. Kompas Gramedia Group Retail and Publishing. Tahapan rekruitmen pada perusahaan itu antara lain.

1. Melakukan proses seleksi untuk pemenuhan kebutuhan unit 

2. Melakukan proses rekruitmen dengan bekerja sama dengan Universitas, SMA/SMK, BLK 

3. Melakukan branding perusahaan dan share lowongan kerja via sosial media

4. Memaintain sosial media terkait info lowongan kerja dan event2 yang diadakan oleh perusahaan 

5. Mengevaluasi alat tes (tes bidang dan psikotes) sesuai dengan kebutuhan dan era perkembangan jaman 

6. Mengevaluasi karyawan baru per 3 bulan 

7. Menginput data karyawan, baik calon karyawan yang sedang dalam proses seleksi sampai diterima oleh unit 

8. Bertanggung jawab akan project yang ada, seperti Project Management Trainee

Materi Referensi: https://maribelajarhrd.wordpress.com/recruitment/tahapan-rekrutmen/

https://id.linkedin.com/in/samuel-krisnawan-a4730b9a

Peta Rencana Hidup - Tugas PKTI 1A

My Life Mapping

Tidak disangka ternyata saya sudah menjadi seorang mahasiswi! Itu berarti, saya sudah hampir masuk ke dalam tahap remaja akhir menuju tahap dewasa. Waktu berjalan begitu cepat. Membuat saya berpikir, akan jadi apa saya setelah lulus? Bagaimana saya nanti?

Hal ini membuat saya ingin untuk membuat peta rencana hidup saya kedepannya. Mulai dari saya lulus kuliah, sampai saya harus kembali pada Sang Maha Pemberi Kehidupan.

Dimulai dari saya lulus. Usia saya saat itu 21-22 tahun. Tidak boleh lebih dari itu! Hehehe. Menjadi seorang sarjana bergelar S.E dibelakang nama saya. Dan pada saat itu, saya ingin orang-orang yang saya sayangi hadir di acara wisuda saya.

Usia 22 tahun, tak lama setelah lulus, saya sudah memiliki back-up-an pekerjaan. Perusahaan mana yang akan menjadi tempat bekerja saya. Jadilah saya sebagai seorang karyawan accounting di sebuah perusahaan besar di daerah Jakarta atau mungkin seorang karyawan staff accounting di sebuah bank.

Usia 23 tahun, saya sudah diangkat menjadi karyawan tetap atas dedikasi saya terhadap perusahaan tempat saya kerja. Semaksimal mungkin saya mendedikasikan kemampuan pekerjaan saya untuk perusahaan agar hasilnya bisa maksimal.

Usia 24 tahun, saya dilamar. Menurut saya, usia itu merupakan usia yang ideal untuk menuju jenjang yang lebih lanjut terhadap suatu hubungan. Jika Tuhan mengizinkan, pada saat itu usia hubungan saya dengan pacar sudah memasuki 9 tahun. Karena kami sudah menjalin hubungan sejak tahun 2012. Iya, kami berharap penuh agar bisa terus bersama mempertahankan hubungan kami sampai kapanpun. Aamiin…

Selang beberapa bulan, kemudian kami menikah. Memulai hidup baru bersama orang yang sudah bersama saya selama 9 tahun belakangan ini.

Lalu, bersama suami saya, saya ingin mewujudkan impian saya untuk pergi ke Jerman, negara yang sangat sangat ingin saya datangi. Berlin, Aachen, Heidelburg, Munich, pokoknya saat musim gugur menyenangkan bisa ada di sana! Setelah itu, kami pergi ke Inggris, terutama mengunjungi Manchester dan Old Trafford, markas klub sepak bola Manchester United yang merupakan klub favorit suami saya hehehe. Lalu kami terbang lagi ke Dubai, kemudian ke Turki. Whoaa keliling dunia!

Tak lama setelah menikah, kira-kira 3 bulan setelah menikah, kabar gembira kemudian datang. Anggota keluarga baru, seorang bayi laki-laki yang telah lama saya dan suami idam-idamkan –bahkan telah saya idamkan sejak saya menulis postingan ini *ups hehehe…

Setelah anak saya mulai masuk ke usia 3 tahun, saya mulai fokus kembali pada pendidikan S2 saya. Usia saya pada saat itu 29 tahun. Tidak perlu di luar negeri. Cukup di Depok, Cinta Pertama saya, Universitas Indonesia. Ya, UI merupakan universitas yang sudah saya idamkan sejak saya duduk di bangku SMP. Setelah gagal pada S1, saya akan berusaha maksimal untuk kuliah pascasarjana disana. Cinta pertamaku, tunggu aku…

Lulus S2 pada usia 31 tahun, kemudian beberapa tahun kemudian kira-kira saat saya berusia 34 tahun, saya dipromosikan untuk naik jabatan. Sebagai supervisor, atau mungkin kepala bagian, atau mungkin manajer.

Dan suami saya mendapat apresiasi luar biasa tehadap bisnis yang dijalankannya. Dia adalah seorang hardworker yang memang sudah lama ingin memiliki perusahaannya sendiri berlabel namanya.

 Di usia saya yang saat itu 35 tahun, saya sudah memiliki 2 anak. Yaitu satu anak laki-laki, dan adiknya seorang anak perempuan. Di usia pernikahan saya yang saat itu menginjak 11 tahun.

Setelah lama menabung, di usia saya yang ke 36 tahun, saya ingin pergi haji bersama suami saya dan kedua orang tua saya, pun dengan orang tua suami saya. Menjalankan ibadah bersama orang-orang tercinta merupakan kebahagiaan bagi saya.

Di masa tua saya, saat anak-anak saya sudah sukses dengan prestasi mereka masing-masing, dan sudah memiliki kehidupan mereka masing-masing, saya ingin tetap tumbuh menua bersama suami saya. Satu-satunya orang yang menemani saya sejak saya berusia 15 tahun, bahkan sudah menjadi teman baik saya sejak kami duduk di bangku SMP. Tumbuh menua bersama, merupakan impian dari setiap pernikahan.

Dan bahkan, ketika saya meninggal nanti, kami akan tetap disatukan di surga-Nya kelak. Aamiin.

Namun biar bagaimanapun, manusia hanya bisa berencana, dan Tuhan-lah yang menentukan. Setidaknya, kita sudah berusaha semaksimal mungkin untuk bisa mencapai apa yang telah kita impikan selama ini. Serinci apapun daftar rencana hidup yang telah kita buat, kita tidak pernah tahu apa yang akan terjadi kemudian. Bisa saja ada yang tidak bisa tercapai karena Tuhan memiliki rencana yang lebih baik, atau saya harus langsung menghadap-Nya sebelum semua rencana hidup saya tercapai. Wallaahu a’lam.

© nisaalfth, 2015

Staffsite Gunadarma: isramrasal.staff.gunadarma.ac.id